Pentadbir Data Perjawatan perlu kemaskini maklumat Gred JD terlebih dahulu semasa pewujudan jawatan sebenar untuk memastikan setiap jawatan fleksi/ jawatan TBK mempunyai gred JD.
Data Perjawatan > Jawatan Sebenar > Selenggara Jawatan Sebenar > Cari Jawatan Sebenar > Carian melalui Pemilik Kompetensi (Penyandang Terkini) > klik tab Gred Jawatan.
Tindakan ini perlu diselesaikan terlebih dahulu sebelum pengisian JD oleh CO bagi mengelakkan isu tiada penetapan gred JD semasa CO membuat pengisian JD.
JD yang telah yang telah diluluskan tidak boleh dipinda semula. Ianya kekal berstatus lulus kecuali tindakan reset dilaksanakan bagi membenarkan pindaan dibuat.
JD boleh dibuat pindaan untuk kes-kes di mana jawatan tersebut berlaku perubahan skop kerja yang tidak sama dengan jawatan sedia ada. Pentadbir perlu memastikan, sebarang permohonan reset diselaraskan mengikut keperluan sahaja dan perlu diambil maklum bahawa, setiap perubahan status JD akan mengakibatkan kesan kepada myPortfolio dan laporan pelaksanaan JD yang dipantau oleh Bahagian Perjawatan dan Organisasi (BPO).
Secara default, pentadbir tidak perlu membuat penetapan aliran kerja JD kerana penetapan Penyokong dan Pelulus JD adalah sama dengan transaksi daripada aliran kerja cuti rehat di HRMIS. Walau bagaimana pun, CO masih boleh memilih sendiri penyokong dan pelulus JD melalui klik pada hyperlink Pengesah/Pelulus jika pegawai pengesah / pelulus adalah berbeza.
Pemberian peranan Reset JD adalah terhad kepada pentadbir di peringkat Kementerian/ Agensi. Pemberian peranan ini dikawal selia di peringkat Pentadbir Agensi Pusat (JPA). Pentadbir HRMIS Kementerian boleh membuat permohonan peranan Reset JD ke JPA melalui SPMB.
Buat masa ini JD HRMIS tidak menyokong pemilihan pegawai pengesah dan pelulus secara luar agensi (kerana pemilihan nama pegawai di luar agensi tidak boleh berlaku di peringkat Pemilik Kompetensi). Dicadangkan pengesahan dan kelulusan dilaksanakan di kalangan pegawai dalaman Agensi sehingga wujudnya arahan dari semasa ke semasa.
JD yang diwujudkan dalam HRMIS ini adalah terhad kepada Jawatan Tetap dan berwaran sahaja. Jawatan yang tidak berwaran, jawatan kontrak, jawatan kumpulan, jawatan kakitangan ambilan tempatan adalah terkecuali.
Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional (P&P) perlu melengkapkan semua gred fleksi (ada tapisan mandatori) sebelum dihantar. Ini adalah kerana Akauntabiliti dan Dimensi bagi pegawai P&P adalah berbeza mengikut gred (rate for the job).
Pegawai Kumpulan Pelaksana TBK adalah memadai sekiranya mengisi Gred JD pada gred minimum sahaja. Jika CO telah memilih Salin untuk Gred-gred TBK yang lain juga tiada masalah. Jika terdapat CO yang telah memangku pada kenaikan gred TBK di jawatan yang sama, JD gred minimum pada jawatan tersebut boleh digunapakai. Jika berlaku perubahan gred atau skop kerja pada masa akan datang, pihak pentadbir JD boleh membuat permohonan reset mengikut keperluan.
Secara default, penetapan aliran kerja JD memaparkan nama Penyokong dan Pelulus JD yang sama dengan transaksi daripada aliran kerja cuti rehat di HRMIS. Walau bagaimana pun, CO masih boleh memilih sendiri penyokong dan pelulus JD melalui klik pada hyperlink Pengesah/Pelulus jika pegawai pengesah / pelulus adalah berbeza.
CO hanya perlu klik hyperlink TIADA PENGESAH/TIADA PELULUS dan membuat carian pelulus sebenar melalui radio button Unit Organisasi atau masukkan NO IC pelulus terkini melalui Carian Senarai: Pemilik Kompetensi (Penyandang Terkini).
CO hanya perlu klik hyperlink TIADA PENGESAH/TIADA PELULUS dan membuat carian pelulus sebenar melalui radio button Unit Organisasi atau masukkan NO IC pelulus terkini melalui Carian Senarai: Pemilik Kompetensi (Penyandang Terkini).
Tindakan reset JD akan mengakibatkan status JD bertukar daripada status lulus kepada deraf dan kandungan JD kekal seperti sedia ada yang membolehkan pindaan dibuat.
Sekiranya CO bertukar, JD masih kekal dan tidak akan bertukar menjadi deraf kerana pada prinsipnya JD disediakan untuk jawatan. Penyandang baharu akan memegang JD yang telah disediakan di jawatan tersebut.
JD boleh dibuat pindaan untuk kes-kes di mana jawatan tersebut berlaku perubahan skop kerja yang tidak sama dengan jawatan sedia ada. Sila rujuk dengan Pentadbir JD untuk penyelarasan.
Dalam HRMIS, setiap perubahan jawatan sebenar adalah berdasarkan waran perjawatan yang berkuatkuasa. Setiap perubahan waran perjawatan akan melalui tindakan wujud mansuh jawatan lama dan baharu.
Oleh yang demikian, jawatan lama bersama JD HRMIS akan dimansuhkan. JD baharu perlu disediakan atas jawatan sebenar baharu yang berkuatkuasa mengikut waran perjawatan baharu.